Accesso ai documenti e agli atti amministrativi

L’attività amministrativa persegue i fini determinati dalla legge ed è retta da criteri di economicità, di efficacia e di pubblicità e di trasparenza, secondo le modalità previste dalla Legge e dai principi dell’ordinamento comunitario; art. 1 legge 241/90 (modificata e integrata dalla Legge 15/2005).

La Legge 241/90 riguarda gli obblighi per la Pubblica Amministrazione di garantire la partecipazione dell’interessato al procedimento, di individuarne un responsabile, di concluderlo entro il termine prefissato, di assicurare l’accesso alla documentazione amministrativa, nonché quelle relative alla durata massima dei procedimenti, la dichiarazione di inizio attività, il silenzio assenso e la conferenza dei servizi.

Questa legge apporta importanti modifiche nei rapporti tra le Pubbliche Amministrazioni e i diritti dei cittadini. Infatti non solo è previsto il diritto di prendere visione degli atti di un procedimento, ma anche che l’attività amministrativa deve ispirarsi al principio di trasparenza, inteso come accessibilità alla documentazione dell’amministrazione o ai riferimenti da quest’ultima utilizzati nell’assumere una determinata posizione.

Ciò consente ai cittadini di veder garantiti i propri diritti nei confronti dell’Amministrazione Pubblica: hanno diritto a una informazione qualificata, ad accedere ai documenti amministrativi e conoscere, nei limiti precisati dalla legge, lo stato dei procedimenti amministrativi che li riguardano, seguendo le fasi attraverso cui l’attività amministrativa si articola.

Cosa si intende per documento amministrativo
Ai sensi dell’art. 22 della Legge 241/90 con modifica e integrazione della Legge 15/2005, è considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi a uno specifico procedimento, detenuti da una Pubblica Amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse.

Cosa significa accedere ad un documento amministrativo
Il cittadino può esaminare gratuitamente i documenti amministrativi; nel caso in cui si chiedesse il rilascio di una copia dei documenti (o di un estratto di essi), la consegna può essere subordinata soltanto al rimborso del costo di riproduzione, eccetto diverse disposizioni (bolli, diritti di ricerca).

Quando è possibile/utile utilizzare la Legge 241/90
- per ottenere copia o visionare un atto amministrativo (circolare interna, regolamento, ecc.)
- per avere, in generale, un pronunciamento formale da parte di una Pubblica Amministrazione fondamentale per poter conoscere i motivi che hanno indotto l’amministrazione a prendere un provvedimento, verificarli ed eventualmente smentirli
- per sollecitare una risposta da parte dell’Amministrazione
- per acquisire informazioni relative a un procedimento amministrativo
- per conoscere i presupposti, le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione dell’amministrazione
- per conoscere i criteri di gestione delle pratiche.
E’ molto importante, a esempio, per sapere a che punto della lista d’attesa si trovi l’interessato, i criteri utilizzati per la gestione della lista stessa e quando si ritiene potrà essere convocato per l’erogazione della prestazione richiesta.
Che cosa è il diritto di accesso
È il potere/diritto degli interessati di richiedere, di prendere visione ed, eventualmente, ottenere copia dei documenti amministrativi. Ai sensi dell’art. 22 della Legge 241/90: ’’al fine di assicurare la trasparenza dell’attività amministrativa e di favorirne lo svolgimento imparziale è riconosciuto a chiunque vi abbia interesse diretto, concreto e attuale per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti il diritto di accesso ai documenti amministrativi’’.

Come accedere agli atti amministrativi
Sono previste due modalità di accesso (ex DPR 352/92):

• accesso informale

Si esercita mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione competente a formare l’atto conclusivo del procedimento o che lo deterrà stabilmente. Le pubbliche amministrazioni, al fine di facilitare i rapporti con i cittadini, e quindi l’accesso, hanno istituito un apposito ufficio: l’Ufficio Relazioni con il Pubblico (Urp). La richiesta è esaminata senza formalità e immediatamente. E’ utile per acquisire quindi informazioni nell’immediato, ma non garantisce la possibilità di poter dimostrare in futuro quanto affermato, quindi è di difficile smentita.

• accesso formale

Il cittadino può sempre presentare una richiesta formale - compilando l’apposito modulo - inviandola tramite A/R oppure depositandola all’ufficio Protocollo dell’Ausl in via Anguissola, 15 – 29121 Piacenza o inviandola via pec all’indirizzo contatinfo@pec.ausl.pc.it

• In ogni caso l’ufficio è tenuto a rilasciare ricevuta, così come previsto dal DPR 352/92 (art. 4 comma 2).

E’ possibile però che sia l’Ausl stessa a richiedere di presentare formale istanza; ciò si verifica se non è possibile accogliere immediatamente la richiesta in via informale; oppure se ci sono dubbi sulla legittimazione del richiedente, sull’identità o i poteri rappresentativi. Rispetto all’accesso informale offre una garanzia maggiore, anche se richiede più tempo.
Il regolamento ha l’obbiettivo di assicurare il pieno esercizio del diritto di accesso, a dati, documenti, informazioni della pubblica amministrazione, in tutte le sue forme e di garantire la trasparenza dell’attività amministrativa all'interno della Azienda Usl di Piacenza.

Il regolamento disciplina:

• il modulo per l’accesso documentale ai sensi della L.241/90 (Allegato A/1 rispetto al regolamento)
• il modulo per l’accesso civico semplice se disatteso l’obbligo di pubblicazione in Amministrazione Trasparente
• il modulo per l’accesso civico generalizzato (FOIA), ai sensi del Decreto Legislativo 14 marzo 2013, n. 33 come modificato dal Decreto legislativo 25 maggio 2016, n. 97
  

Come fare richiesta per il rilascio di documenti clinici

Responsabile della Trasparenza Azienda Usl di Piacenza: Miriam Bisagni e-mail: contatinfo@pec.ausl.pc.it
Titolare di potere sostitutivo del responsabile della Trasparenza: Giuliana Bensa e-mail: contatinfo@pec.ausl.pc.it